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Unternehmen und Privatpersonen verwenden Scanner, um Dokumente, Rechnungen, Geschäftsbriefe und Zeitungsausschnitte, Bilder oder Grafiken zu digitalisieren und zu speichern. Scanner können genutzt werden, um Daten von Dokumenten einzulesen, gedruckte Bilder für die Bearbeitung am PC zu digitalisieren, oder den Arbeitsfluss durch eine schnelle Dokumentverteilung zu beschleunigen. Scanner sind nützliche Werkzeuge, die bei einer Vielzahl gängiger, alltäglicher Geschäftsprozesse Kosten- und Effizienzvorteile mit sich bringen. Verschiedene Arten von Scannern sind mit verschiedenen Auflösungen und für unterschiedliche Anwendungen erhältlich. Die gängigsten Scannertypen sind Flachbettscanner, Handscanner und Bogenscanner.
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In Unternehmen, Büros und privaten Haushalten werden Scanner zur Digitalisierung von gedruckten Dokumenten oder Bildern und deren Speicherung und Verwendung auf einem Computer genutzt. Scanner werden häufig eingesetzt, um gedruckte Dokumente in digitale Dateien umzuwandeln, die mit einem Computer weiterverarbeitet und durchsucht werden können. Dazu wird eine Texterkennungssoftware (OCR) benötigt, die die Schriftzeichen in einem Dokument in maschinenlesbare Zeichen umwandelt. Softwarepakete wie Microsoft Office verfügen über integrierte Funktionen, mit denen Informationen aus gedruckten Dokumenten direkt in Dokument- und Tabellendateien eingescannt werden können. Durch Aktivierung der OCR-Tools können Zeichen auf Papierdokumenten, Quittungen, Bestellformularen und Arbeitsaufträgen an das Programm übertragen und eine manuelle Dateneingabe vermieden werden.
Eine der häufigsten Anwendungen für einen Scanner ist es, Fotos in digitalen Formaten wie JPEG oder GIF zu scannen und zu speichern. Ein Scanner kann gedruckte Fotos in eine digitale Datei für die Verwendung auf einer Website konvertieren oder eine Sicherungsdatei erstellen.
Für Unternehmen ergeben sich durch das Scannen von Dokumenten ein Reihe Vorteile:
Scanner für die Office und Home-Office Anwendung stoßen bei mehrseitigen, gebundenen Druck-Erzeugnissen an ihre Grenzen. Das liegt daran, dass bei gebundenen Broschüren, Katalogen oder Büchern die zu scannende Seite nicht mehr vollflächig und plan aufliegt. Durch die Wölbung der Seiten werden Buchstaben zum inneren Rand der Seite hin verzerrt gescannt und können von der OCR-Software nicht mehr erkannt werden.
Die Konnektivität ist die Fähigkeit von Scannern, das Bild oder PDF über ein kabelgebundenes oder kabelloses Netzwerk an einen Netzwerkordner, eine E-Mail, einen FTP-Server, ein Faxgerät, einen Drucker, die Cloud oder eine Enterprise Content Management-Anwendung zu senden. Netzwerkscanner bieten diese Funktion typischerweise über einen Ethernet- oder LAN-Netzwerkadapter. Der Anschluss an einen Computer erfolgt heute meist mit einem USB-Kabel.
Die Auflösung bezieht sich auf die Qualität der gescannten Dokumente und wird in Punkten pro Zoll (oder dpi) gemessen. Mit steigender Auflösung steigt auch die Bildqualität. Allerdings benötigt der Scanvorgang dann mehr Zeit und die Datei des Dokumentes wird größer. Für Bilder, die für die Bildschirmdarstellung gedacht sind, sind 72 dpi ausreichend. Zum Scannen eines Dokuments sollten 150 dpi ausreichen, während 200 dpi zum Scannen von Balkendiagrammen und Zeitungsausschnitten verwendet werden können. Für eine optimale Druckqualität werden 300 dpi oder 600 dpi benötigt. Für das Scannen von Dokumenten oder Bildern, die später großformatig gedruckt werden sollen, ist eine Auflösung von 1.200 dpi und mehr empfehlenswert.
Die Scangeschwindigkeit der kompakten Flachbettscanner beginnt bei rund 4 Seiten pro Minute. Die schnellsten Geräte können etwa 12 bis 14 Seiten pro Minute scannen. Die maximale Seitenzahl erreichen die Geräte in der Regel jedoch nur bei der geringsten Auflösung. Die Scanner sind in der Breite und Länge nur unwesentlich größer, als die maximale Dokumentengröße, die mit den Geräten verarbeitet werden können. Zudem sind die meisten Scanner sehr flach. Die Preise für Scanner haben sich in den vergangenen Jahren deutlich nach unten bewegt. Einstiegsmodelle für DIN A4 sind bereit ab etwa 50 Euro erhältlich. Spitzengräte für das Scannen von DIN A3 Vorlagen bei hoher Auflösung kosten dagegen ab etwa 3.000 Euro aufwärts.
Mehr als 50 verschiedene Hersteller werben mit ihren Scannermodellen um die Gunst der Kunden. Hierzu zählen praktisch alle Unternehmen, die auch Drucker herstellen wie Epson, Brother, Canon, HP oder Kyocera und einige auf spezielle Scannertypen zum Beispiel Bildscanner oder Buchscanner spezialisierte Unternehmen wie Kodak, Agfa, Rollei oder Reflecta.
