Druckkosten senken

    Potenzial erkennen und nutzen

    Weil die Druckkosten einen erheblichen Anteil der Betriebskosten insgesamt bilden und viele Unternehmen sie oft gar nicht exakt beziffern können, lohnt es sich in jedem Fall, genauer hinzuschauen. Denn eines ist sicher: Potenzial zum Reduzieren gibt es immer.

    Dabei bieten sich zahlreiche Maßnahmen an, mit denen Sie Einsparungen schnell und einfach erzielen können. Und es gibt Konzepte und Lösungen, die das gesamte Druckaufkommen und die Druckkosten systematisch erfassen, analysieren und eine kontinuierliche nachhaltige Optimierung ermöglichen. Dazu gehört auch, dokumentenintensive Prozesse zu beschleunigen und das Druckvolumen insgesamt zu verringern.


    Druckkosten senken - Tipps und Software

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    Wussten Sie, dass gerade einmal zwischen fünf und 20 Prozent der Gesamtkosten eines Druckers oder Multifunktionssystems (MFP) auf die Hardware fallen? Der ganze Rest von 80 bis 95 Prozent setzt sich aus direkten Verbrauchskosten und indirekten Kosten zusammen. Dabei entstehen direkte Verbrauchskosten durch den Verbrauch von Tinte und Toner, Verschleißteilen, Energie und Papier. In die indirekten Kosten – rund 50 Prozent der Gesamtkosten – fließt der Aufwand für Instandhaltung, Wartung, Administration, Schulung, Logistik, Störungen etc.

    Um Druckkosten einzusparen, verfolgen wir vier Ansätze:

    • Sofortmaßnahmen, die sich schnell und wirkungsvoll umsetzen lassen.
    • Analyse der gesamten Druckerlandschaft, des Druckaufkommens und der tatsächlichen Druckkosten mit anschließender Konzeption einer optimierten Druckumgebung.
    • Managed Print Services (MPS), die alle Maßnahmen und Produkte steuern, die Drucker, Kopierer, Multifunktionsgeräte und Scanner immer einsatzbereit halten – zum Teil voll automatisch
    • Einführung eines modernen Dokumentenmanagement-Systems für messbare Effizienzverbesserung durch Optimierung und Automatisierung dokumentenintensiver Prozesse.

    Druckkosten mit Sofortmaßnahmen reduzieren

    • Papier stärker ausnutzen mit doppelseitigem Druck (Duplex) und der 4-auf-1-Funktion, die das Seitenformat halbiert, sodass zwei Seiten des Dokuments auf eine Seite des Druckpapiers passen.

    • Kompatible Toner und Tinten verwenden, denn sie sind deutlich günstiger als die Originale der Druckerhersteller. Wichtig dabei ist, auf beste Qualität und Leistung zu achten, siehe kompatible Druckerpatronen der Marke Printer Care.

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    • Kompatible Tonerkartuschen verwenden, die auf eine hohe Laufleistung „getrimmt“ sind, denn hier ist der Seitenpreis besonders günstig.

    • Größere Original-Kartuschen mit günstigerem Seitenpreis einsetzen, sofern zwei verschieden Größen für ein Druckermodell verfügbar sind, zum Beispiel eine Kartusche für 3.500 Seiten und eine für 5.000 Seiten.

    • Tintenstrahl- statt Laserdrucker einsetzen, wenn Sie nicht allzu viele Ausdrucke produzieren, denn Tinte verbraucht 80 Prozent weniger Strom, weniger Platz und weniger Teile, die entsorgt werden müssen, wie Trommel und Fixiereinheit.

    • Alte Druckermodelle durch neue austauschen, denn neue Modelle sind sparsamer im Stromverbrauch, haben einen günstigeren Seitenpreis, sind weniger serviceanfällig und fallen seltener aus.

    • Bis zu vier einzelne Geräte durch ein Multifunktionssystem (MFP) ersetzen und damit den Aufwand für Geräteverwaltung und -service reduzieren, sowie den Energieverbrauch auf nur ein Gerät reduzieren, das allein im Stand-By-Modus ist, anstelle von vier Geräten.

    • Software installieren, die größere Druckjobs automatisch verteilen kann. So muss nicht zwingend am Arbeitsplatzdrucker gedruckt werden, sondern zum Beispiel am Abteilungsdrucker mit günstigerem Seitenpreis.

    • Software installieren, die Regeln für den Farbdruck ermöglicht, denn nicht jeder muss alles in Farbe drucken.

    Druckumgebung analysieren und optimieren

    Die Druckumgebung bildet einen entscheidenden Kostenfaktor in den Unternehmen. Um sie optimieren und dadurch die Kosten senken zu können, müssen Sie wissen, wer, wo, wann und wie viel in Ihrem Unternehmen druckt und welche Kosten dabei tatsächlich entstehen. Im Rahmen einer Output-Analyse untersuchen wir Ihre komplette Betriebsumgebung mit Geräteflotte und Output der Businessprozesse und erstellen eine detaillierte Übersicht über eingesetzte Technik, Prozesse und Kosten. Auf dieser Basis erarbeiten wir ein Soll-Konzept mit klaren Zielen, konkreten Wegen, Maßnahmen und Messkriterien, mit denen Sie das Erreichen der Ziele überprüfen können.

    Die Optimierung der Druckumgebung spart Kosten

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    Managed Print Services (MPS) nutzen

    Managed Print Services (MPS) schaffen volle Transparenz und Kostenkontrolle über Ihr Druckaufkommen, entlasten Ihre Mitarbeiter spürbar und gewährleisten dabei die Sicherheit Ihrer Daten. Sie umfassen alle Maßnahmen und Produkte, die Drucker, Kopierer, Multifunktionsgeräte und Scanner brauchen, um immer voll einsatzbereit zu sein und gleichzeitig die Kosten so gering wie möglich zu halten:

    • Verbrauchsmaterial und Ersatzteile
    • Hard- und Software
    • Installation und Deinstallation
    • Reparatur und Wartung
    • Bestellung und Abrechnung
    • Auswertungen und Berichte

    Internetbasierte Softwarelösungen für MPS greifen auf die Daten der Drucker zu, werten sie aus und steuern, überprüfen und analysieren damit all diese Maßnahmen zum Teil voll automatisch. Mit MPS sind ohne weiteres Einsparungen von zu 30 Prozent Ihrer Druckkosten möglich.


    Prozesse optimieren mit Dokumentenmanagement

    Software für das Dokumentenmanagement verwaltet Dokumente nicht nur, sondern automatisiert und steuert dokumentenbasierte Geschäftsprozesse. Dazu gehört auch die Definition von Workflows. Sie koordinieren die verschiedenen Mitarbeiter, die an der Lösung von Teilaufgaben eines Prozesses arbeiten.


    Typische Anwendungsbeispiele:

    • Rechnungsbearbeitung
    • Personalakte
    • Angebots- und Vertragsmanagement
    • Einkaufs- und Lieferantenmanagement
    • Service- und Beschwerdemanagement

    Die Vorteile überzeugen:

    • Effizienter Mitarbeiter- und Ressourceneinsatz durch weitgehende Automatisierung dokumentenintensiver Prozesse.
    • Zugriff auf Dokumente und Informationen jederzeit und von jedem Standort.
    • Schnelles Finden relevanter Informationen durch multidimensionale Suchoptionen.
    • Schutz vor unberechtigtem Zugriff durch individuelle interne und externe Rechtevergabe.

    Wir sind jederzeit für Sie da

    Gerne unterstützen wir Sie bei der Optimierung Ihrer Druckumgebung. Je nachdem, was genau Sie erreichen möchten, schlagen wir Ihnen geeignete Maßnahmen vor und stehen Ihnen auch bei ihrer praktischen Umsetzung mit Rat und Tat zur Seite.

    Senden Sie uns am besten gleich heute das ausgefüllte Kontaktformular. Wir melden uns bei Ihnen und vereinbaren einen Termin für ein unverbindliches Gespräch.


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