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    Dokumente Scannen - vom Drucker auf PC

    Dokumente scannen, drucken, kopieren oder auch faxen - all diese Möglichkeiten sind mit einem Multifunktionsdrucker kein Problem. Die praktischen Kombinationen sind nicht nur platzsparend, sondern auch äußerst flexibel. Dank direkter Kopierfunktion lassen sich Dokumente ganz ohne PC schnell vervielfältigen. Doch was ist, wenn man ein Schreiben oder ein Bild auf dem PC speichern möchte, um es zum Beispiel per E-Mail zu versenden? Das Scannen vom Drucker auf den PC war vor einigen Jahren noch gängige Praxis, da der Betrieb beider voneinander getrennten Geräte häufig nur mit einem PC möglich war.


    Inhaltsverzeichnis
    1. Das Scannen vom Drucker auf PC
    2. Wichtige Einstellungen beim Dokumente Scannen
    2.1 Dateiformat
    2.2 Scan-Auflösung
    3. Die Grundvoraussetzungen für das Scannen
    4. Empfehlung: Multifunktionsgeräte mit Scanfunktion
    5. Wie scanne ich ein Dokument?
    6. Windows 10: Dokumente Scannen ohne zusätzliche Software
    7. Weitere Alternativen zur mitgelieferten Druckersoftware
    7.1 Mit Bildbearbeitungsprogrammen Dokumente scannen
    7.2 Scannen mit IrfanView: Zielformat Bilddatei
    7.3 Scannen mit PDF24: Zielformat PDF

    Scannen vom Drucker auf PC

    © Glovatskiy | Shutterstock.com



    1. Das Scannen vom Drucker auf PC

    In vielen Fällen ist es durchaus sinnvoll, wichtige Dokumente und Schriftstücke auf dem PC abzuspeichern. Dort nehmen sie im Raum keinen Platz weg und lassen sich jederzeit wiederaufrufen, was deutlich schneller geht, als das lästige Durchforsten von Ordern und Ablagen. Zudem bleiben die gescannten Werke unverfälscht der Nachwelt erhalten. Vieles spricht also dafür, das Scannen vom Drucker auf PC regelmäßig durchzuführen. Welche Möglichkeiten es gibt und wie das Scannen vom Drucker auf PC ohne großen Aufwand gelingt, soll im nun Folgenden erläutert werden.


    2. Wichtige Einstellungen beim Dokumente Scannen


    2.1 Dateiformat

    Wer Bilder oder Dokumente einzuscannen möchte, um sie auf dem PC greifbar zu haben, der muss sich Gedanken um das spätere Ausgangsformat machen. Bilder sollten bestenfalls als eigene Bilddateien wie zum Beispiel "JPG" oder "PNG" abgespeichert werden. Bei Dokumenten empfiehlt es sich, PDF-Dateien zu erstellen, damit das Wiederaufrufen auch nach ein paar Jahren keine Probleme bereitet. Es gibt immer wieder Formate, die herstellerabhängig vom Markt verschwinden und von neuerer Software nicht mehr erkannt werden. Daher ist es wichtig, möglichst bewährte und nachhaltige Programmformate zu benutzen. Als solche behaupten sich JPG und PDF schon seit vielen Jahren und liefern dazu eine zufriedenstellende Qualität.


    Empfohlene Dateiformate:
    • Bilder: JPG oder PNG, alternativ: TIF
    • Texte: PDF

    2.2 Scan-Auflösung

    Prinzipiell ist eine Auflösung von 300dpi für die meisten Dokumente vollkommen ausreichend. Sie sollten darauf achten, dass mit höherer Auflösung des Scans auch die Dateigröße des Dokumentes wächst. So kann es vorkommen, dass ein eingescanntes Dokument nicht mehr per E-Mail versendet werden kann, weil die maximale Größe erreicht wurde oder das Speichermedium schnell an seine Grenzen stößt.
    Eine Verdoppelung der Scan-Auflösung (z.B. von 300 dpi auf 600 dpi) vervierfacht die Dateigröße.


    3. Die Grundvoraussetzungen für das Scannen

    Die wichtigste Voraussetzung für das Scannen vom Drucker auf PC ist, dass beide Geräte per Kabel oder W-LAN Netzwerk miteinander verbunden sind. Zudem muss sichergestellt werden, dass der Drucker auch installiert und mit dem PC kompatibel ist. Sind diese Punkte erfüllt, fehlt nur noch die richtige Software, um die gewünschten Dokumente auf den Computer zu holen. Oftmals wird diese bereits durch den Druckerhersteller mitgeliefert. Die Informationen hierzu sind aus dem Betriebs- bzw. Softwarehandbuch ersichtlich, das in den meisten Fällen auch online aufgerufen werden kann. Ist ein solches Programm mit dabei, ist das Scannen vom Drucker auf PC darüber möglich.


    Kurzübersicht:
    1. Sie müssen im Besitz eines scanfähigen Gerätes sein. Hier können Sie sich zwischen einem Multifunktionsgerät oder einem speziellen Scanner entscheiden entscheiden. In den meisten Fällen - vor allem für den Hausgebrauch - empfiehlt sich ein Multifunktionsgerät.
    2. Der Drucker bzw. Scanner muss an dem PC ordnungsgemäß installiert sein. Eine Anleitung für die Druckerinstallation finden Sie hier.
    3. Der Scanner und der PC müssen über WLAN oder per Kabel verbunden sein.
    4. Um den Scanvorgang starten zu können, sollten Sie die spezielle mitgelieferte Software des Gerätes bei sich installiert haben. In den meisten Fällen lassen sich Dokumente ganz einfach darüber scannen. Alternativ kann unter Windows 10 auch ohne spezielle Software ein Scanvorgang gestartet werden.

    4. Empfehlung: Multifunktionsgeräte mit Scanfunktion



    5. Wie scanne ich ein Dokument?

    In vielen Fällen empfiehlt es sich die mitglieferte Software des Drucker- oder Scanner-Herstellers zu installieren und über diese den Scan durchzuführen. Die Software ist in der Regel intuitiv zu bedienen und dürfte keine Probleme verursachen. Am Beispiel eines HP Deskjet 2540 würde dies wie folgt aussehen:


    1. Öffnen Sie die Gerätesoftware
    2. Navigieren Sie in den Bereich Scannen > Dokument oder Foto
      HP Deskjet 2540 scannen 1
    3. Wählen Sie das gewünschte Format und drücken Sie auf "Scannen". In diesem Fenster können Sie auch Einstellungen, wie beispielsweise die Auflösung definieren.
      HP Deskjet 2540 scannen 2

    6. Windows 10: Dokumente Scannen ohne zusätzliche Software

    Wenn Sie einen Rechner mit dem Betriebssystem Windows 10 besitzen, ist es nicht nötig, eine zusätzliche Software zu installieren, um ein Dokument oder Foto zu scannen. Sie könne mit den Boradmitteln ganz einfach wie folgt scannen:

    1. Öffnen Sie das Startmenü und suchen Sie nach "Windows Fax und Scan"
    2. Suchen Sie im Kopfbereich des Programmes nach der Schaltfläche "Neuer Scan"
    3. Wählen Sie den Scanner und stellen Sie Ihr gewünschtes Dateiformat etc. ein
    4. Betätigen Sie den Button "Scannen". Die Dokumente werden anschließend im Ordner "Dokumente" > "Gescannte Dokumente" gespeichert.
    5. Sie können Ihren zu scannenden Bereich auch individuell anpassen, wenn Sie den Button "Vorschau" wählen.
    Windows 10 Dokumente Scannen

    7. Weitere Alternativen zur mitgelieferten Gerätesoftware

    Das Scannen vom Drucker auf PC ist jedoch auch mit anderen Programmen als der mitgelieferten Druckersoftware oder den Boardmitteln von Windows 10 möglich. Bildbearbeitungs- und Textprogramme verfügen meist über ein eigenes Tool, um Dokumente direkt einzuscannen. Wer eine ältere Version von Microsoft Word nutzt, kann über den Reiter "Einfügen" ganz bequem Bilder und Schriftstücke vom Scanner bzw. Drucker direkt in das geöffnete Dokument kopieren. Diese Funktion ist zum Beispiel in Word 2003, Word 2007 und Word 2010 vorhanden. Bei jüngeren Versionen (ab 2013) ist dies leider nur noch über einen kleinen Umweg möglich und kann nicht mehr im Programm selbst vorgenommen werden. Ähnlich sieht es auch bei Open Office Versionen aus. Daher ist es empfehlenswert, auf Bildbearbeitungsprogramme zurückzugreifen.


    7.1 Mit Bildbearbeitungsprogrammen Dokumente scannen

    Gegenwärtig gibt es eine große Vielfalt bei Bildbearbeitungssoftware, die sich nicht nur auf kostenpflichtige Versionen bezieht. Diese Programme sind im Regelfall bestens für das Scannen geeignet. Innerhalb der Menüführung finden sich dort Punkte wie etwa "Scannen", "Importieren" oder auch "Einfügen", über die man schnell zur Scanfunktion gelangt. Die zwei nachstehenden Beispiele erläutern kurz, wie das Scannen vom Drucker auf PC mit den Programmen IrfanView und PDF24 funktioniert, die kostenlos aus dem Internet heruntergeladen werden können. Die Zielführung lautet, Bilder und Dokumente einzuscannen und als PDF oder JPG (Bilddatei) abzuspeichern.


    7.2 Scannen mit IrfanView: Zielformat Bilddatei

    Sind IrfanView und auch der Drucker installiert, lässt sich unter "Datei - TWAIN Quelle wählen..." der integrierte Scanner als Quelle festlegen. Ein im Drucker eingelegtes Dokument kann nun über "Datei - Scannen/Batch-Scannen" eingefügt werden. Hierzu einfach auf "OK" drücken und den Bildschirmanweisungen folgen. Anschließend besteht noch die Möglichkeit, das Dokument nachzubearbeiten oder es direkt über "Datei - Speichern unter" im gewünschten Format abzuspeichern.


    7.3 Scannen mit PDF24: Zielformat PDF

    Mit der kostenfreien Software PDF24 lassen sich Bilder und Dokumente in das PDF-Format editieren. Mittels der Funktion "Vom Scanner oder Kamera importieren" können Dokumente direkt vom Drucker/Scanner eingefügt werden. Ist der Scanvorgang erfolgt, geht es nun zum Speichern über.


    Wie bereits erwähnt, gibt es eine große Anzahl an entsprechender Software, die das Scannen vom Drucker auf PC ermöglicht. In allen Fällen ist aber letztendlich das gewünschte Ausgangsformat entscheidend, damit die gescannten Dokumente langfristig, auch für nachfolgende PC-Generationen, erhalten bleiben.


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