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    Bürodrucker & Drucker für Unternehmen

    Einen neuen Drucker fürs Büro zu kaufen, scheint im ersten Augenblick immer kein großes Problem darzustellen, doch auf den zweiten Blick gibt es diverse Aspekte und Besonderheiten Ihres Unternehmens zu beachten. Wer sich vorab ausführlich mit dem Thema auseinandersetzt, kann in der Folge viel Zeit und Geld sparen. Stellen Sie sich vor dem Kauf also selbst die Frage: Welche Ansprüche habe ich an meinen neuen Bürodrucker? Welches Druckvolumen muss er bewältigen? Wie will ich den Drucker in mein bestehendes Netzwerk integrieren? Doch das sind nur ein paar Fragen von vielen, die es zu beantworten gilt. Für mittelständische und große Unternehmen sind die Auswahl, der Kauf, die Pflege und die Wartung sowie die Planung der Verbrauchsmaterialen noch komplexer und binden oft erhebliche Ressourcen.


    Inhaltsverzeichnis
    1. Drucker für Unternehmen – was ist vor dem Kauf zu beachten?
    1.1 Laser- oder Tintenstrahldrucker – welche Technik kommt in Frage?
    1.2 Drucker für Unternehmen: Welche Hersteller sind zu empfehlen?
    2. Drucker fürs Büro nach Unternehmensgröße
    2.1 Drucker für kleine Unternehmen und Büros
    2.2 Drucker für mittelständische Unternehmen, Firmen und Behörden
    2.3 Drucker für große Unternehmen und Großraumbüro Drucker
    3. Empfehlungen für Bürodrucker
    4. Druck- & Betriebskosten
    4.1 Managed Print Services
    4.2 Kompatible Patronen
    4.3 Drucker Online Management

    Drucker fürs Büro

    © TeroVesalainen | pixabay.com



    1. Drucker für Unternehmen – was ist vor dem Kauf zu beachten?

    Jedes Unternehmen stellt individuelle Ansprüche an den Funktionsumfang der eigenen Drucker. Bevor in einen neuen Bürodrucker investiert wird, sollten diese Ansprüche klar definiert werden. Das Produktportfolio der diversen Hersteller ist dabei so mannigfaltig, dass sich der interessierte Käufer von dem großen Angebot schnell überfordert fühlt. Es gibt jedoch ein paar einfache Fragen, die sich jeder Käufer vorab stellen sollte, um einen Fehlkauf zu verhindern. Denn auch wenn in vielen Büros der Trend zum Paperless Office propagiert wird, ist kaum ein Unternehmen in der Lage, ohne den Einsatz von Druckern das Tagesgeschäft zu bewältigen. Der Arbeitsplatz ist aktuell einem enormen Wandel unterlegen – Tablets und Smartphones gehören in vielen Betrieben bereits zur Grundausstattung. Daher sollte bei der Investition in einen Bürodrucker nicht vergessen werden, dass auch das Drucken von mobilen Endgeräten wie Tablets und Smartphones zum Druckprozess des 21. Jahrhunderts dazugehört. Nicht allein der Anschaffungspreis des Gerätes sollte in die Kaufentscheidung mit einfließen, sondern es ist sinnvoll auch die Folgekosten für die Verbrauchsmaterialien zu berücksichtigen.


    Vor dem Kauf gilt es daher, folgende Fragen genau zu erörtern:

    • Wie viele Nutzer sollen mit dem Gerät arbeiten?
    • Was genau möchten Sie mit dem Gerät tun?
    • Wie viele Seiten werden auf dem Gerät pro Monat in etwa gedruckt?
    • Möchten Sie farbig drucken / kopieren?
    • Welche Papierformate möchten Sie bedrucken?
    • Möchten Sie beidseitig (duplex) drucken können?
    • Wie viele Papierfächer benötigen Sie?
    • Bevorzugen Sie eine Technologie?
    • Welche Schnittstellen benötigen Sie?
    • Möchten Sie kabellos (W-Lan) drucken?
    • Darf der Drucker nur bestimmte Abmessungen haben?
    • Bevorzugen Sie einen bestimmten Hersteller?

    Mithilfe des Drucker-Kaufberaters sind Sie in der Lage, auf Basis Ihrer individuellen Angaben, den Drucker mit den günstigsten Gesamtkosten zu identifizieren.




    1.1 Laser- oder Tintenstrahldrucker – welche Technik kommt in Frage?

    Drucker lassen sich generell in zwei große Hauptkategorien unterteilen – in Tintenstrahldrucker und in Laserdrucker. Viele Pauschalisierungen, die man früher über die Vor- und Nachteile der jeweiligen Techniken feststellen konnte, sind heute nicht mehr valide. Mythen wie: nur Tintenstrahldrucker können qualitativ hochwertige Fotos drucken oder Laserdrucker arbeiten schneller als Tintenstrahldrucker – sind heute überholt. Ein spezieller Tintenstrahldrucker, der für den Officebereich konzipiert wurde, ist durchaus in der Lage einem Laserdrucker in puncto Geschwindigkeit die Stirn zu bieten. Ebenso sind moderne Laserdrucker heute in der Lage ansprechende Fotos zu erstellen, die mit dem Druckerzeugnis eines Tintenstrahldruckers qualitativ mithalten können. Die Geräte sollten daher individuell betrachtet und mit den eigenen Bedürfnissen und Ansprüchen abgeglichen werden. Nur wenige Unterschiede lassen sich heute noch, mehr oder weniger, eindeutig identifizieren.


    Eine häufige Wahl im Büro sind Multifunktionsdrucker.

    © HP | hp.com



    Laserdrucker arbeiten mit Toner. Dieser bietet den Vorteil, dass er auch längere Standzeiten des Gerätes übersteht, ohne dass das feine Farbpulver in den Tonerkartuschen eintrocknet oder in der Qualität nachlässt. Ein Nachteil jedoch kann die Feinstaubbelastung des Laserdruckers sein und der etwas teurere Einstiegspreis bei den günstigsten Geräten. Bei Tintenstrahldruckern kann es dazu kommen, dass die Tintenpatronen eintrocknen, wenn der Drucker über einen längeren Zeitraum nicht genutzt wird. Einstiegsmodelle sind als Tintenstrahldrucker jedoch unschlagbar günstig auf dem Markt erhältlich. Alle weiteren Unterscheidungskriterien wie zum Beispiel: Druckgeschwindigkeit, Druckkosten pro Seite, Reaktionszeit des Druckers, Druckqualitäten u.v.m. werden eher durch die individuellen Eigenschaften des Gerätes selbst definiert, als durch ihre Drucktechnik.

    Eine ausführliche Übersicht der jeweiligen Stärken und Schwächen von Tintenstrahldruckern und Laserdruckern finden Sie hier.


    1.2 Drucker für Unternehmen: Welche Hersteller sind zu empfehlen?

    Diverse Hersteller haben sich auf den Druckerbereich spezialisiert und bieten eine Vielzahl verschiedener Modelle, sodass für jeden Anspruch ein passendes Gerät gefunden werden kann. Dazu zählen die Hersteller:


    • HP
    • Canon
    • Kyocera
    • Epson
    • Oki
    • Lexmark
    • Brother
    • Samsung
    • Xerox
    • Ricoh

    2. Drucker fürs Büro nach Unternehmensgröße

    Verschiedenen Unternehmensgrößen fordern verschiedene Eigenschaften von Druckern. Natürlich muss neben der Größe des Unternehmens auch die Branche berücksichtigt werden, um die individuellen Anforderungen an den Drucker zu erfüllen.


    2.1 Drucker für kleine Unternehmen und Büros

    Bei der Suche nach dem bestmöglichen Drucker für ein kleines Büro legt man Wert auf gute Testergebnisse und eine praktische Handhabung, die vor allem zur persönlichen Präferenz des Inhabers oder Freiberuflers passen sollte. Da man in ganz kleinen Strukturen fast täglich selbst mit dem Gerät zu tun hat, sollte man mit dem Aussehen und der Funktionsweise auf Dauer klarkommen, verbringt man doch einen Großteil seiner Zeit im Büro, wo auch der Drucker steht. Der Drucker sollte einfach zu bedienen und mit bereits vorhandenen Geräten wie zum Beispiel dem Tablet, Smartphone und Laptop kompatibel sein. Mit Druckern, die in kleinen Unternehmen oder im Homeoffice im Einsatz sind, werden häufig weniger Seiten gedruckt als in einem größeren Unternehmen. Die Anforderungen an das zu bewältigende Druckvolumen sind also geringer. Das führt dazu, dass man in diesen Fällen auf ein kleineres, kompakteres Gerät zurückgreifen kann, welches nicht so viel Platz im Raum einnimmt.

    Als Bürodrucker im Homeoffice oder für ein kleines Unternehmen mit wenigen Angestellten sollte die Anschaffung eines Multifunktionsgerätes in Erwägung gezogen werden. Der Vorteil eines All-in-One-Gerätes liegt in der Platzersparnis und der erweiterten Funktionalität. Neben einem Drucker ist gleichzeitig ein Scanner, Kopierer und häufig auch ein Fax inkludiert.


    2.2 Drucker für mittelständische Unternehmen, Firmen und Behörden

    Drucker für mittlere Unternehmen und Behörden können ebenfalls einzelne Bürodrucker oder netzwerkfähige Multifunktionsgeräte sein. Hier gilt es, die jeweiligen Anforderungen der Branche und den Workflow im Unternehmen zu beachten. Die als Bürodrucker gewählten Modelle für mittelständische Firmen sind meistens leistungsfähige Netzwerkdrucker. Zentral platziert können Sie über eine Netzwerkeinbindung von mehreren Abteilungen effektiv genutzt werden. Ob ein Laserdrucker oder ein Tintenstrahldrucker die bessere Wahl ist, kann pauschal nicht beantwortet werden, da bei den modernen Geräten die klassischen Vor- und Nachteile der jeweiligen Druckertechnologien längst überholt sind.

    Eventuell lohnt es sich, neben dem klassischen Bürodrucker in weitere spezialisierte Geräte zu investieren. Je nach Branche kann ein Plotter zum Erstellen von Plänen oder Werbeplakaten sinnvoll sein. Auch die Anschaffung eines separaten Fotodruckers kann Sinn machen, wenn häufig und unabhängig Schnappschüsse oder professionelle Fotos ausgedruckt werden müssen. Ebenso nützlich kann ein Etikettendrucker zum Erstellen von Beschriftungen oder Versandaufklebern sein.


    HP Laserjet Bürodrucker

    © HP | hp.com



    2.3 Drucker für große Unternehmen und Großraumbüro Drucker

    Große Unternehmen sollten bei der Wahl des Druckers einige wichtige Kriterien bedenken. Auch diese Drucker sollten netzwerkfähig sein und über eine Funktion wie FollowMe Printing verfügen. Besonders wenn mehrere Personengruppen oder Abteilungen auf einen Drucker zugreifen, steht das Thema Datenschutz und Nutzeridentifikation im Fokus. Zusätzlich kann es sinnvoll sein auf Geräte zurückzugreifen, die über mehrere Papierfächer verfügen und so ein hohes Druckvolumen bewältigen können, ohne dass ständig Papier nachgefüllt werden muss. In großen Unternehmen sollte auch individuell auf die Bedürfnisse der einzelnen Abteilungen eingegangen werden. Das Marketing-Team hat höchstwahrscheinlich andere Ansprüche an den Drucker als die Buchhaltung oder die Planungsabteilung.


    Der Drucker-Kaufberater hilft Ihnen dabei den passenden Drucker für Ihre Ansprüche zu finden:




    3. Empfehlungen für Bürodrucker



    Buerodrucker Kosten sparen

    © mohamed_hassan | pixabay.com


    4. Druck- & Betriebskosten

    Mit dem Druckerkauf ist die Investition leider noch nicht abgeschlossen. Jeder Drucker verursacht natürlich Folgekosten, die es am besten schon beim Kauf zu berücksichtigen gilt. Nur weil ein Drucker in der Anschaffung günstig ist, heißt es noch nicht, dass er auch wirtschaftlich arbeitet. Viele Unternehmen unterschätzen ihre monatlichen Druckkosten und damit auch das dort verborgene Einsparpotenzial. Die Ermittlung der TCO (Total Cost of Ownership) kann dabei helfen, die Kosten transparent darzustellen und Sparpotenziale zu ermitteln.


    Dazu zählen:

    • Anschaffungskosten Drucker
    • Kosten für Tinte und Toner
    • Service & Wartung

    Jetzt mit dem Drucker-Kaufberater transparent alle Folgekosten berücksichtigen und bares Geld sparen:




    4.1 Managed Print Services

    Managed Print Service – was ist das? Managed Print Services (MPS) sind Dienstleistungen, die von externen Serviceanbietern bereitgestellt werden, um die Druckerlandschaft im Unternehmen zu verwalten und natürlich zu optimieren. Wäre es nicht schön, wenn Drucker selbstständig Verbrauchsmaterialien wie Tinte oder Toner nachbestellen könnten? Wenn man Störungen am Gerät zentral verwalten könnte und der Service-Techniker mit wenigen Klicks bestellt werden kann? Auch das leisten Managed Print Services für Unternehmen und entlasten so die interne IT-Administration. Viele Druckerhersteller bieten einen hauseigenen MPS-Service für ihre Kunden an. Es gibt jedoch auch die Möglichkeit die Druckerflotte herstellerunabhängig über externe Dienstleister zentral zu verwalten.




    4.2 Kompatible Patronen

    Es gibt beim Thema Bürodrucker viele unterschätzte Einsparmöglichkeiten durch die Unternehmen jedes Jahr bares Geld und viel Zeit sparen können. Neben dem Anschaffungspreis spielt der Kauf von Verbrauchsmaterialien natürlich eine große Rolle, wenn es um die Kalkulation der Druckkosten geht. Einen großen Vorteil können alternative Toner oder Tintenpatronen liefern. Es muss nicht zwangsläufig das teure Markenprodukt des Druckerherstellers gewählt werden. Neben dem Originaltoner gibt es die Möglichkeit auf Rebuilt-Toner, Refill-Toner oder direkt auf den Printer-Care Rebuilt Toner zurückzugreifen und dadurch bares Geld zu sparen.

    Der hochwertige und in Deutschland hergestellte Printer Care Toner bietet eine echte Alternative zu teuren Markenprodukten. Printer Care Druckkassetten beinhalten neben der gesetzlichen Gewährleistung eine 100% Funktionsgarantie für einen Zeitraum von 24 Monaten nach der Auslieferung an den Kunden. Gleichzeitig bleibt die Herstellergarantie in vollem Umfang erhalten. Sollte es während der Verwendung eines Printer Care-Produktes in Ihrem Drucker zu einer Störung kommen, dann wird einer unserer Service-Techniker schnellstmöglich die Störung beheben.





    4.3 Drucker Online Management

    Printer Care Online Management

    © PrinterCare



    Weitere Einsparmöglichkeiten bietet das Drucker-Online-Management, durch das Unternehmen viel Zeit sparen können. Mit dem kostenlosen Printer Care Online Management können Sie Ihre Drucker zentral verwalten und haben alle nötigen Informationen zu Ihren Druckern stets im Blick.






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