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    Aufbewahrungsfristen für den gewerblichen und privaten Bereich

    Jeden Tag haben wir mit Papieren zu tun. Kassenzettel, Rechnung und Kontoauszüge sind nur ein Bruchteil der Papiere, die sich im Laufe der Zeit ansammeln. Spätestens, wenn der Platz knapp wird, nimmt man sich vor, einige Unterlagen auszusortieren. Gleichzeitig stellt sich allerdings die Frage, welche Aufbewahrungsfristen eingehalten werden sollten oder sogar müssen?


    Aufbewahrungsfristen

    © Daniel Jedzura | Shutterstock.com



    Allgemeine Informationen zu Aufbewahrungsfristen

    Wenn man Papiere vernichten möchte, die schon seit Jahren aufbewahrt werden, muss man zwischen geschäftlichen und privaten Unterlagen unterscheiden. Wann Unterlagen im Aktenvernichter landen, kann im privaten Bereich sehr locker gehandhabt werden. Anders sieht die Sache bei Schriftverkehr im geschäftlichen Bereich aus. Hier existieren verbindliche Aufbewahrungsfristen, die bestimmen nach wie vielen Jahren welche Unterlagen vernichtet werden dürfen. Diese Fristen sollten unbedingt eingehalten werden, denn unter Umständen drohen sonst empfindliche Geldstrafen.

    Dazu muss man auch wissen, dass Aufbewahrungsfristen im geschäftlichen Bereich immer zum Ende eines Jahres beginnen. Hat ein Mitarbeiter das Unternehmen im Mai 2014 verlassen, beginnt die Aufbewahrungsfristen Personalakten am 31.Dezember 2014 und nicht im Mai oder Juni. Bei einer Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren darf die Personalakte also nicht im Juni 2020 vernichtet werden, sondern erst ab dem 1.1.2021.


    Geschäftliche Aufbewahrungsfristen

    Klare Regelungen und verwirrende Ergänzungen der Aufbewahrungsfristen

    Welche Aufbewahrungsfristen gelten also für geschäftliche Unterlagen? Diese werden eindeutig durch das Handelsgesetzbuch (HGB) definiert. Wichtige Regelungen sind in den Paragrafen §§ 238, 257 und 261 Handelsgesetzbuch aufgeführt. Der Gesetzgeber hat versucht, die Aufbewahrungsfristen so einfach wie möglich zu halten. Aus diesem Grund gibt es zwei große Zeiträume, in denen die Unterlagen aufgehoben werden müssen. Diese umfassen sechs beziehungsweise 10 Jahre. Allerdings gibt es auch hier eine Ausnahme. Die Aufbewahrungsfristen für Patientendaten und alles was mit Strahlenschutz (Röntgen) in Arztpraxen zu tun hat, betragen 30 Jahre. Online Rechner, wie hier bei Lexoffice, ermöglichen aber auch eine einfache Berechnung, so dass hier schnell geprüft werden kann, was wie lange aufzubewahren ist.


    In diversen Gesetzen werden Sonderregelungen geschaffen

    Was sich in der Praxis einfach anhört, hat allerdings einen gewaltigen Haken und der findet sich in anderen Gesetzen und Verordnungen. So werden spezielle Bestimmungen zum Beispiel im Aktiengesetz, Beamtenrecht, Bankengesetz, Zivilrecht oder Steuerrecht definiert. Zusätzlich können in Behörden oder Unternehmen individuelle Vorgaben gemacht werden, die über die gesetzlichen Mindestaufbewahrungsfristen hinausgehen. Außerdem ist es sehr oft sinnvoll, die Aufbewahrungsfristen weit über den gesetzlichen Rahmen auszudehnen.

    Wir bleiben weiter bei dem Beispiel Personalakten. Wie bereits erwähnt, gilt eine Aufbewahrungsfrist für Personalakten von mindestens sechs Jahren. Das aber auch nur, wenn in der Akte nur Unterlagen enthalten sind, die für das Finanzamt relevant sind. Sollten sich in der Akte auch Buchungsunterlagen befinden, müssen diese zehn Jahre aufbewahrt werden.

    Ähnliches, wie die Aufbewahrungsfristen für Personalakten, gilt auch für Lieferscheine. Das Problem ist hier, das viele Unternehmen dazu übergegangen sind, ihre Rechnungen gleichzeitig auch als Lieferscheine zu verwenden. Ist dies der Fall, gelten für Lieferscheine dieselben Aufbewahrungsfristen wie für Rechnungen, also 10 Jahre. Wird die Lieferung auf einem einzelnen Blatt dokumentiert betragen die Aufbewahrungsfristen für Lieferscheine nur sechs Jahre.


    Aufbewahrungsfristen von Rechnungen - die Grundlage des Unternehmens

    Für Selbstständige und Unternehmer gehören Rechnungen zu den wichtigsten Unterlagen überhaupt. Für diese gilt eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Schließlich geben diese Auskunft über Einnahmen und Ausgaben und bilden die Grundlage für die Einkommens-Überschuß-Rechnung oder Bilanz. Dementsprechend haben Rechnungen eine immense Bedeutung bei der Festlegung der Steuer.

    Von der Aufbewahrungsfristen von Rechnungen gibt es auch keinerlei Ausnahmen. Neben Selbstständige und Unternehmen müssen auch Freiberufler und Kleinunternehmen die Aufbewahrungsfristen von Rechnungen einhalten. Wie diese aufbewahrt werden, bleibt dem Unternehmen selbst überlassen. Im Paragraf 14b des Umsatzsteuergesetzes ist festgelegt, dass die Rechnungen auch elektronisch gespeichert werden können. Damit soll eine umfangreiche Archivführung vermieden werden. Wichtig ist nur, dass jederzeit eine zweite Ausführung der Rechnungen vorhanden sein muss.


    Wer es sich hier so einfach wie möglich machen möchte, greift am besten auf Tools zurück, die die Erstellung und Aufbewahrung selbst managen. Mit Buchhaltungssoftware, die Lohn- und Gehaltsabrechnungen erstellt, ist schon ein großer Schritt getan, denn so bleiben die Dokumente abrufbar. Auch sonstiges lässt sich papierlos ablegen und damit den Archivaufwand gering halten.


    Im privaten Bereich sollte man ebenfalls auf gesetzliche Aufbewahrungsfristen achten

    Viele gehen erst einmal davon aus, dass es im privaten Bereich keine Fristen zu beachten gilt. Doch weit gefehlt, auch hier können gesetzliche Aufbewahrungsfristen gelten. Auf der anderen Seite gilt hier aber auch der Grundsatz "Wo kein Richter, da kein Kläger". Schließlich wird sich niemand für eine vier Jahre alte Rechnung des Flat-TVs interessieren. Andere Unterlagen hingegen sollten zumindest für eine Weile aufbewahrt werden. Wenn zum Beispiel ein Gehaltsnachweis für den Rentenantrag fehlt, kann dies zusätzliche Kosten, oder zumindest Zeit und Nerven kosten.


    Wann muss man private Kontoauszüge aufheben?

    Auch bei Aufbewahrungsfristen von Kontoauszügen gibt es keine streng festgelegten Vorgaben. Allerdings gibt es hier zwei wichtige Ausnahmen, bei denen die Aufbewahrungsfristen von Kontoauszügen zwingend eingehalten werden müssen. Die erste Ausnahme betrifft Vielverdiener mit einem Einkommen von mehr als 500.000 Euro jährlich. Diese müssen Kontoauszüge für einen Zeitraum von sechs Jahren aufbewahren. Die zweite Ausnahme gilt, wenn auf den Kontoauszügen Zahlungen an Handwerker vermerkt sind. Dies ist wichtig, um etwa eventuelle Schadensersatzansprüche geltend machen zu können.


    Wann es sinnvoll ist Kontoauszüge trotzdem aufzubewahren?

    Auch wenn keine der beiden Ausnahmen zutreffen sollten, ist es manchmal ratsam, die Kontoauszüge aufzubewahren. Schließlich kann es sein, dass man irgendwann eine Zahlung nachweisen oder einen Gewährleistungsanspruch in Anspruch nehmen muss. Wie lange man solche Auszüge aufhebt, richtet sich nach der Dauer der eingeräumten Gewährleistung. Anders wie die Garantie, die in der Regel zwei Jahre beträgt, kann die Gewährleistung zwischen ein und drei Jahren betragen.



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