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Printer Care Toner für Laserdrucker - hergestellt nach der Din 33870
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Management und Konfiguration von Geräteflotten

Was versteht man unter Flottenmanagement?

Man kennt den Begriff Flottenmanagement aus dem Bereich der Verwaltung von Fuhrparks und Fahrzeugflotten. Allerdings können nicht nur Fahrzeugflotten professionell verwaltet werden, auch andere technische Geräte können durch kluges Management sinnvoll geplant und über den gesamten Nutzungszeitraum optimal in Schuss gehalten werden.


Vor allem in größeren Unternehmen kann die Verwaltung der Druck- und Kopierumgebungen aber ein komplexer und zeitraubender Job sein. Ohne technische Lösungen geht dies nicht.


Der Begriff „Flottenmanagement“ wird von den Dienstleistern oftmals mit unterschiedlichem Umfang und Inhalten definiert.



Welche Anforderungen werden an das Management und die Konfiguration von Geräteflotten gestellt?

Ausgabegeräte wie Drucker, Kopierer und multifunktionale Geräte (MFP) müssen entsprechend den Anforderungen der geschäftlichen Prozesse zur optimalen Verwendung für die Benutzer konfiguriert werden, der Status der Geräteflotte muss permanent überwacht werden können, damit Störungen frühzeitig erkannt und möglichst proaktiv behoben werden können. Dazu gehört auch die permanente Versorgung der Geräteflotte mit allen erforderlichen Verbrauchsmaterialien, wie Toner, Tinte, Bildtrommeln, der Austausch von Wartungskits sowie vorbeugende Wartungen entsprechend der vorgegebenen Intervalle des Herstellers.


Durch ein intelligentes Flottenmanagement werden Betriebskosten reduziert. Die IT spart Zeit und vereinfacht mit der Nutzung entsprechender Managementtools die Verwaltung und Überwachung der Druckerinfrastruktur. Geräte werden effektiver genutzt. Die Produktivität bei der Verwendung der Druckerflotte steigt.


Für das Management von Geräteflotten über Netzwerke gibt es in der IT grundlegende Standards, wie das Simple Network Management Protokoll (SNMP).


Dieses Protokoll gestattet die Überwachung von aktiven Netzwerkelementen wie Switchen, Routern, Computern und natürlich auch von netzwerkfähigen Druckern. Das SNMP-Protokoll regelt dabei die Kommunikation zwischen den überwachten Geräten und der Überwachungsstation.


Zu den Aufgaben des Netzwerkmanagements, die mit SNMP möglich sind, zählen:

  • Überwachung von Netzwerkkomponenten
  • Fernsteuerung und Fernkonfiguration von Netzwerkkomponenten
  • Fehlererkennung und Fehlerbenachrichtigung

Durch seine Einfachheit, Modularität und Vielseitigkeit hat sich SNMP zum Standard entwickelt, der sowohl von den meisten Managementprogrammen als auch von Endgeräten unterstützt wird.


Die Parameter, welche per SNMP konfiguriert und überwacht werden können, werden von den Netzwerkendgeräten in einer sogenannten Management Information Base, kurz MIB genannt, als Einträge in Object Identifiern (OID) in den Netzwerkgeräten vorgehalten.


Herstellerspezifische Geräteparameter werden in der sogenannten Private-MIB des jeweiligen Gerätemodells abgelegt. Durch diesen Umstand ist es leider nicht möglich, Drucker und Kopierer verschiedener Hersteller in vollem Umfang mit nur einem Software-Werkzeug zu managen und zu konfigurieren.


Für die Verwaltung von komplexeren Druckerflotten, die sich aus Gerätemodellen verschiedener Herstellern zusammensetzen, gibt es also keine „eierlegende Wollmilchsau“.


Jeder Hardwarehersteller bietet daher für diesen Zweck seine eigenen Managementtools an, die ständig weiterentwickelt werden, um mit den Eigenschaften der Gerätemodelle Schritt zu halten.


Mit diesen Tools ist es möglich, alle Geräteparameter über das Netzwerk zu konfigurieren:

  • Druckereinstellungen
  • Kopierereinstellungen
  • Faxeinstellungen
  • Scaneinstellungen
  • Netzwerkeinstellungen
  • Sicherheitseinstellungen

Zu diesem Zweck lassen sich parametrisierte Gerätekonfigurationen in Vorlagen speichern und über das Netzwerk auf eine beliebige Anzahl von Geräten verteilen. Die Managementtools einiger Hersteller erlauben auch das Clonen von kompletten Gerätekonfigurationen und dadurch die Verteilung von standardisierten Konfigurationen auf weitere Geräte der Flotte.


Natürlich ist es mit den Managementtools auch möglich, die Einhaltung der vorgegebenen Gerätekonfiguration im laufenden Betrieb zu überwachen und Abweichungen zu korrigieren. Dies ist ein wichtiger Faktor für die hohe Verfügbarkeit aller Gerätefunktionen.


Ein zunehmender Fokus wird mittlerweile auch auf die Sicherheitsaspekte bei der Konfiguration von Netzwerkdruckern und Kopierern gerichtet. Die Vernachlässigung von Sicherheit in diesem Bereich kann zu verringerter Verfügbarkeit der Drucktechnik führen, aber auch zu Informationsverlusten in Bezug auf ausgedruckte Dokumente. Um dem entgegenwirkende Sicherheitsrichtlinien umfassend auf die Druckerflotte anzuwenden, empfiehlt sich ebenfalls die Verwendung entsprechender Managementtools, da nur dadurch eine fehlerlose Durchsetzung der Richtlinien gewährleistet ist.


Drucker und Kopierer haben ein Betriebssystem, die Firmware. Bei Sicherheitslücken, Fehlern und Problemen im Betriebssystem, oder aber auch bei Funktionserweiterungen des Druckers oder Kopierers muss dieses Betriebssystem upgedatet werden. Das ist nicht anders als bei anderen Geräten, wie z. B. Personalcomputern und Servern, die ja auch ein Betriebssystem besitzen.


Man stelle sich nun vor, dass man für Firmwareupdates von Gerät zu Gerät laufen müsste, um diese zu installieren. Bei den meisten Herstellern ist es erfreulicherweise mit den Managementtools möglich, die Pflege der Gerätefirmware manuell oder zeitgesteuert über das Netzwerk durchzuführen. Gleiches gilt für die Installation von Anwendungen auf den Geräten.


Der Prozess der automatisierten Belieferung mit Verbrauchsmitteln beginnt im Netzwerk. Managementtools fragen dabei in regelmäßigen Intervallen Verbrauchsmittelfüllstände, Zählerstände und weitere Informationen, wie den Gerätestatus ab. In nachfolgenden Prozessen werden diese Daten aufbereitet und darauf aufbauend Ereignisse definiert.


Solch ein Ereignis kann z. B. sein, dass bei Erreichen oder Unterschreiten eines bestimmten Verbrauchsmittelfüllstands eine Belieferung an die Lieferadresse für das betreffende Gerät erfolgt. Von den Geräten generierte Fehlermeldungen lassen sich dazu nutzen, um den Einsatz eines Servicetechnikers auszulösen.


Die Zählerstände, also die Anzahl der gedruckten, kopierten und gescannten Seiten sind oftmals wichtig für die Vertragsabrechnung. Durch die automatische Erfassung dieser Werte mittels der Managementtools wird der Aufwand für die Abrechnung sowohl beim Kunden als auch beim Dienstleister minimiert.


Diese Informationen sind weiterhin auch sehr wertvoll für die Optimierung der Geräteflotte. Anhand der Daten kann die Geräteauslastung an den einzelnen Stellplätzen ermittelt und damit die Optimierung der Geräteflotte vorangetrieben werden. Unrentable Geräte an den Stellplätzen können gegen passendere Modelle ausgetauscht werden.


Geräte, die erheblich mehr ausgelastet sind, als dies anhand der technischen Parameter vom Hersteller vorgesehen ist, unterliegen einem stark erhöhtem Verschleiß, weisen dadurch häufiger Störungen und Ausfälle auf und müssen demzufolge häufiger gewartet werden. Diese Situation ist sowohl für den Kunden als auch für den Dienstleister unbefriedigend und kann anhand der mit den Managementtools erhobenen Informationen optimiert werden.




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